TransFollow Approval

02-12-2019

TransFollow Approval

Digitale vrachtbrieven tekenen volgens de regels van het e-CMR protocol

Een vrachtbrief is niet compleet zonder handtekeningen. Door het aftekenen van het document bevestigen de betrokken partijen de overeenkomsten op de vrachtbrief zoals aansprakelijkheid, schade en vergoeding. Zo tekenen de verlader en de vervoerder op het moment dat de vracht wordt opgehaald door de vervoerder en bevestigt de ontvanger van de goederen door middel van zijn handtekening dat hij de vracht in goede orde heeft ontvangen. Na het afsluiten van een transport zijn vrachtbrieven niet alleen belangrijk voor de administratie van de betrokken partijen. Ze kunnen onder andere ook worden gebruikt als bewijsmiddel dat goederen geëxporteerd zijn om zo het btw-nultarief toe te passen. Om de gelijkwaardigheid van een digitale vrachtbrief aan een papieren versie te waarborgen zijn er in het e-CMR protocol vier eisen gesteld waaraan de handtekening op een digitale vrachtbrief moet voldoen. Het wordt betrouwbaar geacht, indien de digitale handtekening: 

  • Op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar
  • De mogelijkheid biedt de ondertekenaar te identificeren
  • Wordt gecreëerd met middelen die onder de exclusieve macht van de ondertekenaar vallen
  • Zodanig gekoppeld is aan de gegevens waarop deze betrekking heeft dat latere wijzigingen van de gegevens traceerbaar worden

(Bron: Stichting Vervoeradres)

Op basis van deze vier eisen heeft TransFollow een unieke methode van digitale ondertekening voor de e-CMR ontwikkeld: TransFollow Approval.

TransFollow Approval

Met TransFollow Approval kan een digitale vrachtbrief eenvoudig en volgens de eisen van het e-CMR protocol worden getekend. Het laten tekenen van het document wordt zelfs veiliger: Met TransFollow Approval kan de vrachtbrief alleen door accounts worden getekend, aan die dit specifiek document is toegewezen. Daardoor is het voor alle betrokken partijen direct inzichtelijk of de persoon die wil tekenen ook daadwerkelijk gemachtigd is om te tekenen. Ook worden er twee unieke QR-codes gegenereerd per vrachtdocument per account. Op deze manier kunnen de QR-codes niet worden gekopieerd en door derden worden misbruikt.

In plaats van een handtekening op papier te zetten, tekenen de betrokken partijen met TransFollow Approval met hun eigen smartphone. De vervoerder start het tekenproces op zijn eigen toestel waarbij hij een unieke QR code laat scannen door de wederpartij in de TransFollow App. De wederpartij kan vervolgens de gegevens op de vrachtbrief controleren of opmerkingen en bijlages toevoegen. Daarna genereert hij een nieuwe unieke QR-code die de vervoerder wederom met zijn toestel kan scannen. Deze tweede QR-code is de digitale handtekening van de wederpartij voor deze specifieke vrachtbrief. Tevens worden de data van het tijdstip en de plaats van ondertekenen in de vrachtbrief opgeslagen. Zodra de vervoerder de tweede QR-code heeft gescand is het tekenproces afgesloten. Het ondertekenen door gebruik te maken van een mobiele device dat onder het eigen beheer is van de tekenende partij, is een vereiste uit het e-CMR protocol. De TransFollow Approval voldoet aan alle eisen en zorgt ervoor dat er een betrouwbare, geldige handtekening op de vrachtbrief geplaatst is.

Andere tekenmethodes met TransFollow

TransFollow Approval is de meest betrouwbare manier om een vrachtbrief af te tekenen. Doordat de handtekening aan een specifiek account gelinkt is en alleen een persoon met toegang tot dit account kan de vrachtbrief tekenen. Op basis van feedback van gebruikers heeft TransFollow echter nog twee alternatieve tekenmethodes ontwikkeld. Afhankelijk van de afspraken tussen de betrokken partijen kunnen deze bijvoorbeeld worden gebruikt in situaties waarin de ondertekenaar nog geen eigen TransFollow account heeft.

Met ‘sign-on-glass’ kan de ondertekenaar de digitale vrachtbrief ook controleren en tekenen op het toestel van de vervoerder. In plaats van een QR-code te genereren laat de vervoerder alle gegevens op zijn eigen telefoon of boardcomputer zien en kan de ondertekenaar zijn handtekening direct op het scherm zetten. In dit scenario heeft de ondertekenaar geen eigen toestel of TransFollow account nodig. Echter vind er ook geen identificatie van de ondertekenaar door middel van de QR-code plaats. De handtekening met ‘sign-on-glass’ wordt algemeen geaccepteerd, maar wordt als minder betrouwbaar beschouwd dan TransFollow Approval.

Ook voor het geval dat de goederen moeten worden afgeleverd bij een locatie waar er geen vertegenwoordiger van de wederpartij aanwezig is, heeft TransFollow een oplossing ontwikkeld. Met ‘levering zonder akkoord wederpartij’ kan de vervoerder de vrachtbrief zelf afsluiten zodra hij de goederen heeft afgeleverd.

Alle drie de tekenmethodes kunnen ook worden gebruikt om meerdere vrachtbrieven in één keer af te tekenen en zijn ook geschikt voor gebruik in het buitenland. De partij, die de digitale vrachtbrief aanmaakt heeft de keuze welke tekenmogelijkheid hij wil toestaan en welke niet. Er kan bijvoorbeeld voor worden gekozen om alleen TransFollow Approval toe te laten als tekenmethode. In dat geval kan de vervoerder de goederen niet afleveren als er geen vertegenwoordiger van de wederpartij aanwezig is of de wederpartij geen eigen TransFollow account heeft.

Met deze eenvoudig te gebruiken en juridisch geldige digitale handtekening zet TransFollow de nieuwe standaard voor de e-CMR.