Nieuwe tekenmethode: Contactloos tekenen

29-04-2020

Nieuwe tekenmethode van de e-CMR: Contactloos tekenen

Om in deze lastige tijden beter te kunnen voldoen aan de verschillende maatregelen die van kracht zijn gedurende de COVID-19 crisis, werkt TransFollow aan verschillende oplossingen om de effecten voor onze gebruikers te verlichten. Een van de maatregelen die bijna overal van kracht is, is om 2 meter afstand tot elkaar te bewaren. Dat is vrij lastig voor chauffeurs die elke dag veel verschillende mensen zien en hun vrachtdocumenten moet laten ondertekenen.

Om de chauffeur zo veel mogelijk te beschermen en het laad- en losproces zo eenvoudig en veilig mogelijk te laten verlopen, heeft TransFollow een nieuwe contactloze tekenmethode ontwikkeld.

Met deze tekenmethode kunnen de chauffeur, de verladende en de ontvangende partij zonder fysiek contact de digitale vrachtbrief controleren en ondertekenen. Daarbij hoeft er ook geen telefoon of ander mobiel apparaat uitgewisseld te worden en zal deze niet door verschillende handen te gaan.

Administratieve voordelen

De digitale vrachtbrief van TransFollow stelt alle partijen in staat om direct de informatie van de vrachtbrief te verwerken door alle betrokken partijen bij het transport. Het digitaal delen van informatie stelt de chauffeur, de verzender en de ontvanger in staat om alle informatie over het transport direct beschikbaar te hebben. Het gebruik van de eCMR van TransFollow maakt het ook mogelijk om de financiële administratie rondom het transport door te laten gaan waardoor er geen facturatie achterstand dreigt te ontstaan, omdat dit vanuit elke locatie gedaan kan worden zonder uitwisseling van de papieren vrachtbrief.

Hoe werkt het contactloos tekenen?

  1. Wanneer u klaar bent om de eCMR te tekenen na het laden of lossen, start dan het tekenproces door te klikken op ‘start tekenen’.
  2. Selecteer de tekenmethode: ‘Ondertekenen en 2 meter afstand houden met de wederpartij’
  3. In het volgende scherm vult u het email adres en de naam van de andere partij in. De naam en het email adres worden automatisch ingevuld vanuit de gegevens op de vrachtbrief, maar deze kunnen overschreven worden door een andere naam en e-mail adres in te vullen.
  4. Vervolgens wordt er een email verstuurd naar het email adres dat u heeft ingevuld. De e-mail bevat een URL-link die het PDF bestand opent van de digitale vrachtbrief. De andere partij kan de informatie en details controleren. De vrachtbrief zal ook een viercijferige (4) code bevatten. De verladende of ontvangende partij communiceert vervolgende deze code aan de chauffeur.
  5. De chauffeur vult deze viercijferige code in. Deze wordt gevalideerd en wanneer dit klopt, wordt aan de chauffeur gevraagd om de handtekening te plaatsen op het scherm.
  6. Nadat de chauffeur op het scherm heeft getekend is het proces afgerond. 

Download de instructies

Vragen en antwoorden

  • Is het mogelijk om deze tekenmethode te gebruiken met de toegangscode?

Ja, het is mogelijk om deze tekenmethode te gebruiken wanneer de chauffeur gebruik maakt van de toegangscode om in te loggen in de TransFollow App

  • Is het mogelijk om deze nieuwe contactloze tekenmethode te gebruiken wanneer er meerdere vrachtbrieven in een keer worden afgetekend?

Ja, het is mogelijk om meerdere digitale vrachtbrieven in een keer te tekenen met deze nieuwe tekenmethode. Alle vrachtbrieven worden in een document verzameld met een (1) code voor het ondertekenen van de documenten welke de chauffeur kan invullen in de TransFollow App.

  • Wat gebeurt er wanneer de informatie op de eCMR is veranderd of wanneer er observaties zijn toegevoegd aan de vrachtbrief nadat de email verzend is met de PDF?

Wanneer er na controle informatie veranderd moet worden, kan de chauffeur de informatie veranderen op de vrachtbrief in de TransFollow App. De PDF zal geüpdatet worden na het opslaan. De verlader of ontvanger kan de nieuwe versie van de PDF openen in de al reeds verzonden e-mail met de link naar de PDF. Er zal en hoeft dus geen nieuwe e-mail verzonden te worden.

  • Hoelang is de link naar de PDF van de vrachtbrief en daarmee de code geldig?

De code op de vrachtbrief PDF is onbeperkt geldig. Alleen wanneer de informatie van de digitale vrachtbrief is veranderd, dan wordt de code op de digitale vrachtbrief geüpdatet en de vorige code wordt ongeldig.