Beëindig het ‘Fluisterspel’ in de supply chain

27-02-2020

Beëindig het ‘Fluisterspel’ in de supply chain

Door het combineren van het wettelijke framework van de CMR met digitale communicatie verbetert TransFollow de onderlinge communicatie tussen supply chain partners – en voorkomt miscommunicatie en het verlies van belangrijke informatie.

Bijna iedereen heeft vroeger wel eens het wereldwijd bekende ‘fluisterspel’ gespeeld: Een speler fluistert een zin of woord in bij de volgende. De tweede speler moet doorgeven wat hij heeft verstaan tot dat de laatste speler het hard op moet zeggen. Hoe groter het verschil met het oorspronkelijk bericht is des te grappiger de uitkomst is en zorgt vaak voor veel hilariteit. Hoewel kinderen deze onopzettelijke miscommunicatie juist leuk vinden, is dat in zakelijke context niet het geval. Miscommunicatie kan tot het verlies van belangrijke informatie zorgen, en dat kan in de uiterste gevallen tot het verlies van een zakenrelatie leiden. Vaak wordt miscommunicatie in zakelijke context veroorzaakt door misverstanden of ouderwetse technologie, die updates en informatie niet automatisch doorstuurt. Een voorbeeld hiervan is de papieren vrachtbrief. Terwijl de gedrukte vrachtbrief het wettelijke framework voor een transport goed vastlegt, levert het ook een aantal momenten op, waarop informatie snel verloren kan gaan. Door het digitaliseren van de papieren vrachtbrief in combinatie met digitale communicatie kan dit eenvoudig worden opgelost. De TransFollow e-CMR biedt bedrijven de mogelijkheid om het ‘fluisterspel’ te beëindigen en de onderlinge communicatie in de supply chain te verbeteren.

Verbeterde supply chain communicatie

In feiten is de papieren vrachtbrief een contract tussen alle bij transport betrokken partijen. Er worden een aantal dingen geregeld, zoals bijvoorbeeld de aansprakelijkheid. Maar één belangrijk punt wordt niet geregeld in de papieren vrachtbrief: de onderlinge communicatie voor, tijdens en na het transport. En hier gaat het vaak mis. Want zodra de goederen worden opgehaald door de chauffeur houdt de verzender één kopie van de papieren vrachtbrief. Daarop staan uiteraard alle details over het transport vermeld en het is getekend voor het ophalen van de goederen. De chauffeur vertrekt met de goederen en nog twee kopieën van de papieren vrachtbrief. Mochten er tijdens het afleveren van de goederen of het overdragen aan een andere vervoerder opmerkingen, waarschuwingen of aanpassingen zijn, worden deze direct op de kopieën vermeld die de chauffeur bij zich heeft. De verzender krijgt deze informatie meestal pas tijdens het administratief proces na de transport te horen. Dan is het in de meeste gevallen te laat om het probleem eenvoudig direct op te lossen. In plaats daarvan moet er een proces worden opgestart om te achterhalen, wat er nou eigenlijk precies aan de hand was. Door het proces te digitaliseren wordt het wettelijke framework van de CMR gecombineerd met digitale communicatie en directe inzichten in eventuele opmerkingen of aanpassingen. Op deze manier verbeterd de TransFollow e-CMR de onderlinge communicatie tussen supply chain partners automatisch en voorkomt het ‘fluisterspel’ met belangrijke informatie tijdens en na een transport.

Real-Time inzicht en directe uitwisseling van informatie

De digitale vrachtbrief van TransFollow biedt alle betrokken partijen direct inzicht in de supply chain. Zo worden status updates, opmerkingen, aanpassingen en waarschuwingen direct met alle partners gedeeld. Vanaf het moment dat de e-CMR klaar staat in TransFollow worden er ook e-mail notificaties verstuurd over belangrijke updates. Deze functionaliteit geeft alle betrokken partijen de mogelijkheid om op elk moment exact te weten wat de status van het transport is en op mogelijke problemen direct te kunnen reageren. Ook kan de digitale vrachtbrief op elk moment als PDF gedownload worden. Deze versie bevat exact dezelfde informatie als de bekende papieren vrachtbrief – en meer. Elke versie kan ook terug worden gezien in de TransFollow Portal. Op deze manier zijn alle aanpassingen en opmerkingen op de digitale vrachtbrief traceerbaar en wordt er geen ‘fluisterspel’ meer gespeeld bij (internationale) transporten.