Administratieve kosten verlagen met de e-CMR

11-11-2019

Administratieve kosten verlagen met de e-CMR

Het gebruik van digitale vrachtbrieven levert bedrijven veel voordelen op. Naast de verhoogde inzichtelijkheid in de supply chain kunnen gebruikers € 13 per document aan administratieve kosten besparen. Dit blijkt uit een recent onderzoek van de Universiteit Hasselt.

Digitale vrachtbrieven hebben een aantal voordelen tegenover de papieren vrachtbrief: Zo worden de inzichtelijkheid in de supply chain en de communicatie met andere partijen verbeterd en de efficiëntie van het proces verhoogd. Alsnog twijfelen bedrijven aan het gebruik en integratie van software voor de digitale vrachtbrief, zoals TransFollow.

De integratie van nieuwe software en vernieuwing van processen kost tijd en geld. Ook al zijn de voordelen duidelijk, is er op het eerste gezicht geen directe kostenvoordeel aan verbonden. Met de studie van de Universiteit Hasselt, die binnen de e-CMR pilot in de Benelux werd uitgevoerd, blijkt nu dat bedrijven door het gebruik van de digitale vrachtbrief juist wél kosten kunnen besparen. Het gaat met name over administratieve kosten die ontstaan door de langere werkprocessen bij het aanmaken, indienen, versturen, ondertekenen en archiveren van een papieren vrachtbrief. Als men deze tijd op de werkvloer omrekent in kosten, blijkt de digitale vrachtbrief €13 goedkoper dan de papieren versie – per document. Deze uitkomst bevestigt oudere studies van de Lappeenranta University in Finland (2017) en SIRA Consulting (2007). Digitaliseren met betrekking tot de vrachtbrief levert bedrijven dus een flinke kostenbesparing op.

Tijd is geld: administratieve kostenbesparing

De e-CMR pilot loopt op dit moment twee jaar in de Benelux. De Universiteit Hasselt ging onderzocht de ervaringen met de e-CMR en de papieren vrachtbrief van respondenten van 72 bedrijven in België. De hoofdonderwerp van het onderzoek was hoeveel tijd de gebruikers spenderen aan het  opstellen, indienen, verzenden, ondertekenen en archiveren per vrachtbrief. Het resultaat is geen verrassing: Bij het gebruik van de digitale vrachtbrief besparen bedrijven veel tijd. De verlader heeft bijvoorbeeld bijna 11 minuten minder nodig voor het aanmaken, versturen en indienen van de vrachtbrief. De vervoerder bespaart bijna 10 minuten per document omdat het tekenproces minder tijd vraagt. Maar vooral de archivering van de vrachtpapieren gaat dankzij de digitalisering veel sneller. De papieren vrachtbrief wordt gescand, per post verstuurd en fysiek opgeslagen, terwijl dit met de digitale vrachtbrief met één druk op de knop is afgerond. Zo kunnen alle betrokken partijen profiteren.

Door de bespaarde tijd per vrachtbrief in kosten om te rekenen wordt duidelijk hoe hoog de besparingen voor bedrijven daadwerkelijk zijn. Terwijl de digitale vrachtbrief gemiddeld € 9,72 aan werktijd kost, ligt de papieren versie op € 22,83 (gebaseerd op het door het meetbureau vastgestelde gemiddelde salaris in België). In totaal kan er € 13,11 per vrachtbrief worden bespaard. Wanneer bedrijven tientallen vrachtbrieven per dag afhandelen, lopen de besparingen snel op. Het overstappen naar de digitale vrachtbrief, bijvoorbeeld met de software van TransFollow, levert dus direct kostenbesparing op.   

Vrachtbrieven managen met TransFollow

Het onderzoek behandeld ook de reken waarom bedrijven nog twijfelen om te starten met de digitale vrachtbrief. Meer dan 80% van de respondenten gaf aan om nog niet voldoende geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden en voordelen. De verwachting is dat de kennis de komende tijd zal toenemen door de toenemende communicatie over de digitale vrachtbrief.

Tegelijkertijd hadden meer dan 58% van de respondenten twijfels over de compatibiliteit van een nieuw software systeem met bestaande systemen. Men gaat ervan uit dat het overstappen naar de digitale vrachtbrief alleen loont als alle supply chain partners meewerken, omdat de systemen niet compatible zijn. Dit leidt dan tot uitstel van het project. TransFollow biedt hier een oplossing voor: Gebruikers van TransFollow kunnen makkelijk samenwerken met partijen die zelf niet actief gebruik maken van de software. TransFollow kan zowel in bestaande software systemen zoals transport management systemen (TMS), warehouse management systemen (WMS) of freight management systemen (FMS) geïntegreerd worden, maar ook kunnen supply chain partners zonder integratie de TransFollow app en portal gebruiken. Door het aanmaken van een TransFollow account kunnen zij zo alsnog de vrachtbrieven inzien, managen en voor eigen administratie het Pdf-bestand downloaden. Mocht de vrachtwagenchauffeur onderweg gecontroleerd worden, kan de vrachtbrief gemakkelijk in de taal van de instantie getoond worden of per QR code worden verstuurd. Mocht een betrokken partij geen TransFollow account hebben of willen aanmaken, kan de digitale vrachtbrief eenvoudig per e-mail worden verstuurd na het onderteken.

Met deze functies lost TransFollow de incompatibiliteit van systemen voor de digitale vrachtbrief op – en bedrijven kunnen direct aan de slag om te profiteren van de administratieve kostenbesparing.