De digitale vrachtbrief als het onafhankelijk bewijsstuk bij intracommunautaire transacties

16-10-2019

Door René Bruijne

Inzichtelijkheid van logistieke processen binnen de EU wordt steeds belangrijker. Dat is ook te zien aan de zogenaamde ‘quick fixes’ voor de bestaande btw-regels van intracommunautaire transacties binnen de EU, die per 1 januari 2020 gaan gelden. Hierin kan de digitale vrachtbrief een sleutelrol spelen.

De EU is bezig met een nieuwe regelgeving met betrekking tot de btw voor intracommunautaire transacties. Omdat het omzetten van de verschillende nationale wetten van de lidstaten naar één uniforme regelgeving nogal moeilijk is, worden er per 1 januari 2020 alvast vier ‘quick fixes’ geïmplementeerd. De bedoeling is om de processen te vereenvoudigen en te standaardiseren. Dit lijkt mij logisch, immers bleek uit voorzichtige schattingen uit 2017, dat de EU ruim €137 miljard (bron: European Commission) aan belastinginkomen per jaar misloopt door onder andere niet betaalde btw-bedragen op intracommunautaire transacties. Door de bestaande wetgeving te standaardiseren en meer inzicht in het proces te bieden kan dit worden voorkomen. Zo kan de EU hiermee (on-)bewuste belastingontduiking voorkomen en wordt de toepassing van het btw-nultarief voor alle betrokken partijen vereenvoudigd.

Tegelijkertijd is de DTLF (Digital Transport & Logistics Forum) in Brussel bezig, om een manier te vinden om de digitale connectie tussen het bedrijfsleven en de overheid (B2A) te standaardiseren. De bedoeling is om door middel van digitalisering alle betrokken partijen meer inzicht in de supply chain te geven en daardoor voor meer duidelijkheid tussen bedrijven en overheid te zorgen.

Ik zie hier een connectie: Één van de quick fixes regelt een geharmoniseerde bewijsvoering om het btw-nultarief bij intracommunautaire transacties toe te kunnen passen. Hierbij moeten de betrokken ondernemers aan kunnen tonen, dat de goederen daadwerkelijk van één EU-lidstaat naar een ander EU-lidstaat zijn vervoerd, om het btw-nultarief toe te kunnen passen. Op dit moment verschilt het per land, welke documenten zijn toegestaan als bewijs. Per 1 januari 2020 wordt dit gestandaardiseerd: Er zijn dan overal twee onafhankelijk opgestelde en niet tegenstrijdige bewijsstukken nodig. Deze mogen niet zijn opgesteld door de partijen die een belang hebben, dus de verlader en de ontvanger die gebruik willen maken van het btw-nultarief. Ik verwacht, dat er in de praktijk gebruik zal worden gemaakt van een afschrift van de bank en een (digitale) vrachtbrief als bewijsstuk.

Dit heeft uiteraard wel invloed op administratieve processen binnen exporterende en importerende bedrijven. Ik ben ervan overtuigd, dat de e-CMR hierin een belangrijke rol kan spelen, onder andere om administratieve processen te vereenvoudigen. Immers is alle data overzichtelijk in een systeem, zoals bijvoorbeeld TransFollow, opgeslagen en kan door alle betrokken partijen op elk moment real-time worden bekeken. Opmerkingen, foto’s en aanpassingen die tijdens het verladen, vervoeren of afleveren van de goederen werden gemaakt kunnen met een audit trail teruggehaald worden. Ook kan een e-CMR na het aftekenen niet meer worden aangepast. Dit maakt een digitale vrachtbrief objectiever dan een papieren vrachtbrief en het perfecte bewijsstuk voor het toepassen van het btw-nultarief. Een ander voordeel is de snelheid, waarmee administratieve processen, dankzij de digitale vrachtbrief, kunnen worden uitgevoerd. Gezien elk betrokken partij direct toegang heeft tot de uiteindelijke getekende e-CMR kan het facturatieproces direct beginnen.

Vooral met blik op de ontwikkelingen van de digitale connectie en bedrijven en de overheid door de DTLF ligt de toekomst duidelijk in het digitaliseren van processen, met name van de vrachtbrief. Zo wordt de intracommunautaire transactie niet alleen inzichtelijker, maar ook de administratieve processen voor de betrokken bedrijven vereenvoudigd. Dit is ook de visie van TransFollow. De investering van bedrijven in digitale systemen is in mijn ogen dus vooral een investering in de toekomst. Het blijft alleen te hopen, dat de verantwoordelijken voor de nieuwe btw-regelgeving met DTLF in Brussel praten, om toekomstgerichte oplossingen voor de bestaande regels te vinden.

Quick Fixes

De geharmoniseerde bewijsvoering voor het toepassen van het btw-nultarief is er maar één van vier quick fixes die vanaf 1 januari 2020 in de EU gelden. Ook de regels voor afroepvoorraden, ketentransacties en het verplicht aangeven van een btw-identificatienummer op facturen worden aangepast. Wat er precies verandert en welke consequenties dit voor uw bedrijf heeft, kunt u hier lezen.

Over de auteur

René Bruijne heeft altijd al in de logistieke en IT sector gewerkt. Hij speelde een belangrijke rol in de digitalisatie van het douane formulier in Nederland en was één van de co-schrijvers van het UN eCMR protocol. In 2013 begon hij als General Manager bij TransFollow om zijn visie van een data gedreven supply chain in de praktijk te brengen.