Nouvelle méthode de signature: Signature sans Contact

22-04-2020

Nouvelle méthode de signature de l’eCMR: signature sans contact

Afin de répondre aux différentes mesures lors de la crise COVID-19 actuelle, TransFollow travaille sur différentes solutions pour accompagner nos utilisateurs. L’une de ces mesures qui s’applique est de garder une distance de 2 mètres entre eux. Ce n’est pas si facile pour les conducteurs qui voient beaucoup de personnes différentes et font signer les documents de fret.

Pour protéger au maximum les conducteurs lors de l’enlèvement et de la livraison, TransFollow a développé une nouvelle méthode de signature sans physique contact; la signature avec code.

Avec cette nouvelle méthode de signature, le conducteur, l’expéditeur et le destinataire peuvent contrôler et signer la lettre de voiture numérique sans aucun contact physique. Il n’est pas non plus nécessaire de remettre le smartphone ou un autre appareil du conducteur à la contrepartie.

Avantages administratifs

La lettre de voiture numérique de TransFollow permet aux sociétés de transport de gérer et de traiter immédiatement les informations de la lettre de voiture. De plus, maintenant que de nombreux employés travaillent à domicile, l’utilisation de lettres de voiture papier s’avère être un processus difficile à gérer. Le partage numérique des informations permet au transporteur, à l’expéditeur et au destinataire de disposer immédiatement de toutes les informations. L’utilisation de l’eCMR TransFollow garantit également la continuité des processus de facturation et de paiement, par réalisation depuis n’importe quel lieu de travail sans échange physique de tout document papier.

Comment fonctionne la signature sans contact? 

  1. Lorsque vous êtes prêt à signer l’eCMR après l’enlèvement ou la livraison, démarrez le processus de signature en cliquant sur «signer le document».
  2. Sélectionnez la méthode de signature: «Signer tout en respectant la distance de 2 mètres avec la contrepartie».
  3. Dans l’écran suivant, vous pouvez indiquer l’adresse e-mail et le nom de la contrepartie. L’email et le nom de la contrepartie seront automatiquement renseignés à partir des informations de la lettre de voiture, mais il est possible de les modifier.
  4. Un email sera envoyé à l’adresse e-mail. L’email contient un lien URL vers la version PDF de la lettre de voiture. La contrepartie peut alors vérifier les détails et les informations. La lettre de voiture contiendra également un code unique à 4 chiffres. La contrepartie doit communiquer verbalement ce code à 4 chiffres au conducteur.
  5. Le conducteur confirme le code à 4 chiffres à l’étape suivante. Après la validation, le conducteur sera invité à signer sur verre.
  6. Après la signature sur vitre par le conducteur, le processus de signature est terminé.

Questions et Réponses

  • Est-il également possible d’utiliser cette méthode de signature lors de l’utilisation du code d’accès?

Oui, cette nouvelle méthode de signature sans contact peut être utilisée lors de la connexion avec un (sous) compte ou avec l’utilisation d’Access Code. 

  • Est-il également possible d’utiliser la méthode de signature sans contact pour signer simultanément plusieurs lettres de voiture?

Oui, il est également possible de signer simultanément plusieurs lettres de voiture avec cette nouvelle méthode de signature. Toutes les lettres de voiture seront collectées dans un PDF avec un (1) seul code pour signer les documents que le conducteur peut remplir dans l’application TransFollow. 

  • Que se passera-t-il lorsque les informations sur l’eCMR seront modifiées ou lorsque des observations seront ajoutées après l’envoi du courrier électronique avec le PDF?

Si des informations doivent être modifiées lors du contrôle, le conducteur peut modifier les informations sur la lettre de voiture dans l’application TransFollow. Le PDF sera mis à jour après l’avoir enregistré sur la plateforme TransFollow. L’expéditeur ou le destinataire peut ouvrir la nouvelle version du PDF avec le même lien d’envoi précédent dans l’e-mail. 

  • Pendant combien de temps le lien vers le PDF et donc le code de signature sont-ils valables?

Le code de signature sur le PDF de la lettre de voiture est valable pour une durée illimitée. Ce n’est que lorsque les informations sur l’eCMR sont modifiées, que le code sur la lettre de voiture sera mis à jour et que le code précédent sera invalide.