L’économie de cout administratif de l’e-CMR

11-11-2019

L’économie de cout administratif de l’e-CMRAdministrative Cost Savings of the eCMR

La digitalisation des processus économise le temps, et le temps c’est de l’argent. C’est aussi vrai pour l’utilisation de l’e-CMR comparé à la lettre de voiture en papier. Une étude de l’Université de Hasselt en Belgique confirme que les entreprises peuvent économiser plus que €13 par document en utilisant la version digitale.

L’intégration d’un nouveau système, comme par exemple la plateforme de TransFollow pour l’e-CMR, dans un processus existant prend du temps et de l’effort. Même si les entreprises ont la possibilité de digitaliser et faciliter un processus ancien, l’intégration n’est pas toujours une priorité. En fait, on l’a fait en papier durant des années, alors ce n’est pas nécessaire de le changer en ce moment. Les avantages de la digitalisation de la lettre de voiture, par exemple l’e-CMR optimalise la visibilité de la supply chain et la communication avec les partenaires, ne sont pourtant souvent pas vu comme assez intéressant pour faire l’effort de l’intégrer. Beaucoup d’investissement pour des effets positifs indirectement perceptibles. Une étude Belge maintenant réfute cette théorie : L’Université de Hasselt a trouvé que l’économie de cout administratif par lettre de voiture s’additionne jusqu’à €13 pour les partenaires de la supply chain si on utilise la version digitale. Ce n’est pas pour le cout direct, mais surtout pour le cout administratif par document. Le temps passé d’un collaborateur à créer, distribuer, signer et archiver une seule lettre de voiture en papier est beaucoup plus long que le traitement d’un e-CMR. Les résultats de l’étude de Hasselt confirment les résultats d’une autre étude, effectuée par l’Université de Technologie Lappeenranta à la Finlande en 2017. Pour les entreprises du secteur logistique, cela signifie qu’il y a source d’une grande économie quand on utilise l’e-CMR au lieu de la lettre de voiture en papier – pas au seul regard économique direct, mais aussi au regard du temps que les collaborateurs ont pour se concentrer sur leurs autres tâches.

Le temps c’est de l’argent: L’économie de cout administratif

Actuellement, la Belgique effectue un projet pilote à l’utilisation de l’e-CMR. Au bout d’un an d’utilisation, l’Université de Hasselt a exécuté l’étude sur l’économie de la digitalisation de la lettre de voiture avec un groupe de 72 participants d’ entreprises différentes. Le groupe fût composé de participants travaillant pour les expéditeurs, transporteurs et destinataires qui utilisent la lettre voiture en papier et la version électronique. La recherche donne des informations sur l’utilisation du temps pour le traitement d’une lettre de voiture depuis sa création jusqu’à la version signée. Les résultats ne sont pas une surprise : La digitalisation de la lettre de voiture offre aux utilisateurs l’ économise de beaucoup de temps en comparaison à la version digitale. Pour l’expéditeur, par exemple, l’économie est de 11 minutes par document en utilisant l’e-CMR comparé à la version papier, la distribution de la lettre de voiture aux partenaires prend beaucoup plus de temps quand ce n’est pas fait en digital. C’est la même chose pour le transporteur, qui peut préserver presque 10 minutes par document, tant le processus de la signature est beaucoup plus rapide en digital.

Le plus grand avantage concernant le temps passé par document est lié à l’archivage du document digital. L’e-CMR de TransFollow, par exemple, est archivé automatiquement sur le platform, mais peut aussi être téléchargé en quelques clicks pour une sauvegarde sur un serveur local. En comparaison, une lettre de voiture en papier doit être imprimée, scannée, distribuée et archivée physiquement. Basé sur le salaire horaire, le cout administratif par lettre de voiture en papier est de €22,83 en moyenne. En comparaison, le cout administratif par document revient à €9,72 par document par utilisation de l’e-CMR.

Au total, l’économie réalisée par CMR sont €13,11 par document – En admettant qu’une entreprise traite une centaine des lettres de voiture par jour, les couts administratifs s’additionnent vite. Mais comment expliquer la raison pour laquelle il n’y a pas plus d’entreprises qui déjà utilisent l’e-CMR ?

Intégrer l’e-CMR dans les systèmes existants

L’étude de l’Université Hasselt ne donne pas seulement les résultats sur le temps passé par document, mais les participants ont aussi parlé de leurs raisons. Pourquoi l’e-CMR n’est pas encore utilisé dans leur entreprise ? La raison initiale était que, même avec le projet pilot en Belgique en cours de réalisation, il manque une connaissance des possibilités. Il est sure qu’avec de plus en plus d’ entreprises investissant dans les solutions digitales et la communication améliorée de l’e-CMR, ce problème sera solutionné à court terme. Une autre raison pour ne pas avoir encore investi dans les solutions digitales envers la lettre de voiture était l’appréhension de la compatibilité avec les systèmes existants.

Comme la plupart des entreprises emploient déjà des solutions software pour les activités logistiques, l’intégration d’un nouveau système dans la structure existante est beaucoup mieux que le changement de tous les systèmes. Surtout si les partenaires de la supply chain ne sont pas intéressés pour investir dans la digitalisation de la lettre de voiture, le risque d’une société isolée par changement de tous ses systèmes est trop grand et, à longue terme, ralenti l’investissement. C’est pourquoi TransFollow offre une solution qui peut non seulement être intégrée dans un système ou processus existant, mais aussi qui peut être utilisée avec un effort aussi simple que de se connecter avec l’application Android. Pour l’entreprise qui est prête à l’intégration, TransFollow peut se connecter avec Transport Management Systems (TMS), Warehouse Management Systems (WMS) et Freight Management Systems (FMS), alors que les partenaires peuvent simplement consulter, administrer, télécharger et signer l’e-CMR dans l’application et le portail de TransFollow sur son propre smartphone ou en ligne. Il est aussi possible de télécharger la lettre de voiture en PDF pour l’envoyer par mail si un partenaire du transport n’a pas un compte TransFollow. Ainsi, la plateforme TransFollow offre l’économie de cout administratif pour tout le monde.

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