Ahorre en costes administrativos con el e-CMR

11-11-2019

Ahorre en costes administrativos con el e-CMR

El uso de documentos de porte digitales no solo ahorra dinero debido a los menores costos por documento. La digitalización también ahorra tiempo, y el tiempo es dinero. Un nuevo estudio de la Universidad de Hasselt (Bélgica) ahora confirma que las empresas pueden llegar a ahorrar más de 13 € por documento de porte al usar e-CMR en sustitución de la versión en papel.

La integración de un nuevo sistema, como por ejemplo TransFollow para el uso de notas de porte digitales, en el proceso existente de creación, emisión, firma y archivo de documentos de porte no siempre está en la lista de prioridades de las empresas. Aunque el uso de e-CMR mejorará la visibilidad de la cadena de suministro, la digitalización a menudo es percibida como una inversión demasiado grande. Sin ahorros directos de costos o una necesidad urgente de un cambio, los sistemas de software existentes a menudo se mantienen durante el mayor tiempo posible. La innovación ofrece ventajas competitivas a largo plazo, pero ¿por qué ser digital siempre y cuando todos, incluidos los socios de la cadena de suministro, sigan utilizando notas de porte en papel? Si la mejora de la visibilidad de la cadena de suministro no es suficiente argumento, los resultados de un estudio realizado recientemente por la Universidad de Hasselt en Bélgica son concluyentes: El uso de notas de porte digitales puede generar ahorros administrativos de más de 13 € por documento en comparación con el uso de la versión en papel. Estos ahorros no están directamente relacionados con los costos por documento, sino más bien con el tiempo de trabajo necesario para crear, emitir, distribuir, firmar y archivar cada documento de porte. Este resultado también confirma estudios anteriores realizados en la Universidad Tecnológica de Lappeenranta, en Finlandia, en 2017. La digitalización en lo que respecta a los documentos de porte puede, por lo tanto, ahorrar dinero real a las empresas y dejar a los empleados más tiempo para concentrarse en otras tareas.

El tiempo es dinero: ahorro en costos administrativos

Con el piloto e-CMR actualmente operativo en el Benelux, la Universidad de Hasselt realizó una investigación con un total de 72 encuestados que incluía remitentes, transportistas y destinatarios. Con base en la respuesta, el tiempo promedio necesario para cada paso del proceso se calculó para ambos casos, utilizando notas de envío digitales y en papel. Estos resultados se tradujeron luego en costos basados ​​en la tarifa promedio por hora de los empleados en Bélgica según la agencia de investigación.

Los hallazgos no fueron una sorpresa: la digitalización ahorra mucho tiempo y el tiempo es dinero. Cuando se observa a la parte que crea y emite notas de envío, por ejemplo, el proceso tarda once minutos más cuando se usa la versión en papel. Esto se debe principalmente al tiempo que lleva distribuir la nota de envío a las otras partes involucradas. Lo mismo ocurre con el transportista: se pueden ahorrar casi diez minutos por documento al hacer uso de documentos de porte digitales, debido al menor tiempo necesario durante la firma. Pero el factor de ahorro de tiempo más significativo concierne a todos los socios de la cadena de suministro, ya que el archivo de las notas de envío digital se puede hacer con solo unos pocos clics, en comparación con la versión en papel que debe enviarse, escanearse y luego archivarse físicamente. Si bien los costos administrativos de los documentos de porte en papel ascienden a un promedio de € 22.83 euros, los costos pueden reducirse a € 9.72 cuando se utilizan notas de porte digitales. Esto supone un ahorro administrativo de 13,11 € por documento, suponiendo que las empresas manejen hasta cientos de notas de envío todos los días, esto se extrapola rápidamente. Pero si los ahorros en los costos administrativos son tan altos, ¿por qué las empresas aún no ponen más foco en digitalizarse?

Seguir usando los sistemas existentes

El estudio de la Universidad de Hasselt no solo se centró en el cálculo del ahorro de costes administrativos, sino que también obtuvo una respuesta a por qué las empresas aún dudan en comenzar a usar notas de porte digitales a pesar de que el piloto actualmente en ejecución en Bélgica hace más que recomendable hacerlo. Más del 80 por ciento de los encuestados admitió tener falta de conocimiento cuando se trata de gestionar cartas de porte digitales. No se especificó si la falta de conocimiento se refería a los sistemas de software para usar e-CMR, los ahorros de costos administrativos u otros aspectos relacionados, pero seguramente los hallazgos del estudio en combinación con la creciente comunicación sobre el uso internacional del e-CMR superarán esa limitación en un futuro cercano. Otra razón para dudar, según los encuestados que aún no usan documentos de porte digitales, es la incompatibilidad de los sistemas de software existentes.

Como se ha mencionado, cambiar un sistema activo requiere esfuerzo, tiempo y dinero y, por lo tanto, a menudo no es una prioridad. Especialmente cuando los socios de la cadena de suministro no están (todavía) buscando comenzar a usar notas de porte digitales. Esto a menudo conduce a la postergación de todo el proyecto. Las expectativas son que, si los socios de la cadena de suministro están en proceso de digitalizarse ellos mismos, no tiene sentido comenzar a usar notas de envío digitales ya que los sistemas de software no son compatibles entre sí y los socios aún necesitarían la versión en papel. Es por eso que TransFollow no solo se integra con Transport Manage

Es por eso que TransFollow no solo se integra con los sistemas de gestión de trafico (TMS), los sistemas de gestión de almacenes (WMS) y los sistemas de gestión de flotas (FMS), sino que también proporciona una aplicación y un portal. Si bien las empresas pueden seguir utilizando su propia solución de software para gestionar e-CMRs con TransFollow integrado en el back-end de su sistema, los socios de la cadena de suministro pueden ver, firmar y archivar fácilmente notas de envío digitales iniciando sesión en la aplicación o el portal. Para su propia administración, la versión PDF de la nota de envío se puede descargar con solo unos pocos clics. Incluso si la otra parte no dispone de una cuenta TransFollow, podrán recibir la notificación por correo electrónico tan pronto como su dirección de correo sea vinculada a un documento de porte digital. Por lo tanto, TransFollow es compatible con la mayoría de los sistemas que se utilizan actualmente para crear, emitir, distribuir, firmar y archivar notas de envío, y ofrece una solución fácilmente compatible, a fin de permitirle a la mayor brevedad beneficiarse de los ahorros de costos administrativos por su digitalización

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