TransFollow Approval

02-12-2019

TransFollow Approval

Digital unterschreiben nach den Richtlinien des e-CMR Protokolls

Frachtbriefe sind für den nationalen und internationalen Güterverkehr essentiell. Darin werden nicht nur die Rahmenbedingungen zur Fracht und dem Transport selbst festgelegt, sondern auch Haftungen, Schadensersatzansprüche und Vergütungen. Durch ihre Unterschrift auf dem Frachtbrief bestätigen die beteiligten Parteien, dass sie den Inhalt des Dokuments zur Kenntnis genommen haben und akzeptieren. Entsprechend wird der Frachtbrief erst mit allen Unterschriften als zuverlässiger Beweis für zum Beispiel das berechnen des Mehrwertsteuer-Nullsatzes und weitere administrative Vorgänge angesehen. Dieser Punkt spielt auch bei der Digitalisierung eine Rolle – denn damit sich die Umstellung von gedruckten Frachtbriefen auf die digitale Version rentiert, muss die digitale Unterschrift der auf dem Papier gleichgestellt sein. Um die Zuverlässigkeit der digitalen Version zu garantieren, sind im e-CMR Protokoll dazu insgesamt vier Richtlinien festgelegt:

  • Die digitale Unterschrift muss eindeutig mit der unterzeichnenden Person verbunden sein
  • Anhand der digitalen Unterschrift muss die unterzeichnende Person eindeutig identifizierbar sein
  • Das Endgerät, auf dem die digitale Unterschrift erstellt wird, muss im Besitz und unter der Kontrolle der unterschreibenden Person ein
  • Die digitale Unterschrift muss so an den digitalen Frachtbrief gekoppelt sein, dass alle weiteren Änderungen der im Frachtbrief vermeldeten Details nach dem Zeitpunkt der Unterschrift nachzuverfolgen sind

Sobald ein Land das e-CMR Protokoll ratifiziert hat, haben Unternehmen die Möglichkeit,  Gütertransporte ausschließlich mit digitalen Frachtbriefen durchzuführen. Um zu garantieren, dass die digitale Unterschrift den Richtlinien des e-CMR Protokolls entspricht, hat TransFollow eine einzigartige Methode entwickelt: TransFollow Approval.

TransFollow Approval

Mit TransFollow Approval können Nutzer digitale Frachtbriefe ganz einfach nach den Richtlinien des e-CMR Protokolls unterschreiben. Im Vergleich zu herkömmlichen Frachtbriefen wird der Prozess dabei sogar noch sicherer: Jeder digitale Frachtbrief kann nur von den daran gekoppelten Accounts eingesehen, verwaltet und unterschrieben werden. So ist für alle Parteien direkt eindeutig erkennbar, ob das Gegenüber auch tatsächlich autorisiert ist, das entsprechende Dokument zu unterschreiben. Außerdem werden für jede digitale Unterschrift je zwei QR-Codes generiert, die nach einmaliger Nutzung für Betrüger unbrauchbar sind.

Statt auf dem Papier zu unterschreiben, nutzen die Supply Chain Partner beim TransFollow Approval jeweils ihr eigenes Smartphone, Tablet oder den Board Computer. Der Fahrer startet den Prozess indem er auf seinem Endgerät einen QR-Code für den entsprechenden Frachtbrief generiert, der dann von der Gegenpartei in der TransFollow App gescannt wird. Danach hat die Gegenpartei die Möglichkeit, die Details des Frachtbriefs auf dem eigenen Endgerät zu kontrollieren, eventuell Anmerkungen oder Bilder hinzufügen und dem Inhalt letztendlich zuzustimmen. Im letzten Schritt wird dabei ein neuer, detaillierterer QR-Code generiert – die digitale Unterschrift. Diese enthält neben den Account-Informationen und möglichen Änderungen oder Anmerkungen auch die genaue Zeit- und Ortsangabe. Sobald der Fahrer den QR-Code scannt, ist der Unterschriftenprozess abgeschlossen und der unterschriebene Frachtbrief für alle Business Partner in der TransFollow App und im TransFollow Portal verfügbar. Mit der Möglichkeit, die digitalen Frachtpapiere auf einem eigenen Endgerät zu kontrollieren und mit einem einmalig generierten QR-Code zu unterschreiben erfüllt TransFollow Approval alle vier Kriterien zur digitalen Unterschrift des e-CMR Protokolls. 

Alternativen zur digitalen Unterschrift

TransFollow Approval ermöglicht den Nutzern das mit dem e-CMR Protokoll konforme Unterschreiben digitaler Frachtbriefe. Doch es gibt Situationen, in denen der Unterschriftenprozess schlichtweg nicht auf diese Weise durchgeführt werden kann. Um sich den Bedürfnissen de Branche anzupassen, wurden deswegen noch zwei weitere Möglichkeiten zur Unterschrift digitaler Frachtbriefe entwickelt: „Sign-on-Glass“ und „Lieferung ohne Zustimmung der Gegenpartei“. Obwohl beide Methoden die Richtlinien des e-CMR Protokolls nur teilweise erfüllen, werden sie branchenweit als Alternative aktzeptiert.

„Sign-on-Glass“ bezeichnet das wortwörtliche Unterschreiben auf dem Bildschirm eines Smartphones oder Tablets. Statt einen QR-Code zu scannen kann die Gegenpartei die Details des Frachtbriefs auf dem Endgerät des Fahrers kontrollieren und, genau wie beim TransFollow Approval, Kommentare oder Anhänge zufügen. Danach wird ein Unterschrift auf dem Frachtbrief gesetzt, indem die Gegenpartei ganz einfach mit dem Finger auf dem Bildschirm des Endgeräts des Fahrers unterschreibt. Mit „Sign-on-Glass“ können digitale Frachtbriefe auch von Parteien unterschrieben werden, die selbst keinen TransFollow Account haben.

Auch die Belieferung unbemannter Lagerhallen kommt in der Praxis vor – und wo keine Gegenpartei anwesend ist, kann auch niemand den Frachtbrief unterschreiben. Für diese Ausnahme hat TransFollow die Option „Lieferung ohne Zustimmung der Gegenpartei“ entwickelt. Diese Methode erlaubt es dem Fahrer, den Frachtbrief nach der Belieferung der Lagerhalle selbst abzuschließen und den Transport damit zu beenden.

Alle drei Möglichkeiten zur Unterschrift digitaler Frachtbriefe in TransFollow können international genutzt und auf mehrere Frachtbriefe gleichzeitig angewendet werden. Solange die Partei, die den Frachtbrief erstellt, den Fahrer bei der Wahl der Unterschriftenmethode nicht einschränkt, kann dieser je nach Situation vor Ort aussuchen, wie er den Frachtbrief unterschreiben lassen will. Sollte aber zum Beispiel die Unterschrift mit TransFollow Approval unbedingt gewünscht sein, können eine oder beide Alternativen während des Erstellvorgangs des jeweiligen Dokuments deaktiviert werden.

Mit dieser leicht anzuwendenden und mit anderen Systemen kompatiblen Methode zur digitalen Unterschrift setzt TransFollow den neuen Standard für e-CMRs.