Geringere Kosten dank digitalem Frachtbrief

11-11-2019

Geringere Kosten dank digitalem Frachtbrief

Wer digitale Frachtbriefe anstatt der gebräuchlichen gedruckten Version nutzt, spart laut einer Studie der Universität Hasselt in Belgien administrative Kosten ein. Durch den geringeren Zeitaufwand belaufen sich die Ersparnisse pro Dokument auf über 13 Euro.

Während die Umstellung vom gedruckten Frachtbrief auf die Nutzung digitaler Dokumente international bei immer mehr Betrieben durchgeführt wird, stößt man in Deutschland auf Zurückhaltung. Denn obwohl Softwaresysteme wie TransFollow zum Management digitaler Frachtbriefe Prozesse vereinfachen und die Transparenz innerhalb der Lieferkette verbessern können, fehlt aufgrund der noch ausstehenden Ratifizierung des eCMR Protokolls in Deutschland oft das entscheidende Argument für diese Investition. Eine neue Studie der Universität Hasselt in Belgien liefert Betrieben jetzt genau das: Aufgrund von Zeiteinsparungen beim Erstellen, Versenden, Unterschreiben und Archivieren der digitalen Frachtbriefe im Vergleich zur gedruckten Version sparen Betriebe nach der Umstellung über 13 Euro pro Dokument. Damit werden die Ergebnisse älterer Studien der Lappeenranta Universität in Finnland (2017) und von SIRA Consulting in den Niederlanden (2007) bestätigt. Mit mittlerweile 23 Ländern, die den digitalen Frachtbrief als Alternative zum gedruckten Frachtbrief akzeptieren und der zu erwartenden zeitnahen Ratifizierung in Deutschland lohnt sich die Investition in eine langfristige Lösung für deutsche Unternehmen auch jetzt schon.

Zeit ist Geld: Administrative Kosteneinsparungen

Seit zwei Jahren läuft ein Pilotprojekt in den Benelux-Staaten zur Nutzung des digitalen Frachtbriefs. Das nahm die Universität Hasselt zum Anlass, um eine Studie zum aktuellen Stand und der Kostenersparnis durch Digitalisierung durchzuführen. Insgesamt wurden Respondenten aus 72 Betrieben zu ihrer Erfahrung mit digitalen und gedruckten Frachtbriefen sowie ihren Bedenken und Erkenntnissen befragt. Die Ergebnisse waren wenig überraschend: Die Zeitersparnis bei der Nutzung digitaler Frachtbriefe verglichen mit der gedruckten Version ist enorm. Die Partei, die den Frachtbrief erstellt, spart im Schnitt knapp elf Minuten, das Transportunternehmen bis zu zehn pro Dokument. Das liegt unter anderem am deutlich geringeren Zeitaufwand beim Versenden und Unterschreiben. Die größte Zeitersparnis verzeichnen alle Handelspartner bei der Archivierung – während der gedruckte Frachtbrief zunächst eingescannt, postalisch verschickt und dann analog archiviert werden muss, kann die digitale Version mit wenigen Klicks abgespeichert und per Mail versendet werden. Rechnet man die Arbeitszeit ausgehend von einem von der Messstelle errechneten durchschnittlichen Stundenlohn in Belgien in administrative Kosten um, wird die Signifikanz der Zeiteinsparung deutlich. Insgesamt kostet die Arbeitszeit pro gedruckten Frachtbrief 22,83 Euro, in der digitalen Version sind es 9,72 Euro. Das entspricht einer Gesamtersparnis von 13,11 Euro pro Frachtbrief. Ausgehend von Betrieben, die teilweise hunderte Frachtbriefe pro Tag abhandeln, können sich die Einsparungen schnell summieren und die Umstellung mit einer Software wie TransFollow zur lohnenden Investition machen.  

Bedenken trotz finanzieller Vorteile

Ein weiterer Teil der Studie in Belgien war die Abfrage von eventuellen Bedenken von Nicht-Nutzern des digitalen Frachtbriefs. Über 80 Prozent der Respondenten gaben an, bisher nicht ausreichend über die Möglichkeiten und Vorteile informiert zu sein – ein Zustand, der sich mit dem zunehmenden internationalen Druck zur Digitalisierung zukünftig sicher ändert. Gleichzeitig spielen Bedenken zur Inkompatibilität bestehender und neuer Softwaresysteme sowie mit Systemen von Handelspartnern für 58 Prozent der Respondenten eine Rolle. Oftmals gehen Betriebe davon aus, dass eine Investition zur Digitalisierung der Frachtpapiere nur dann Sinn macht, wenn alle Handelspartner mitziehen und schieben das Projekt langfristig auf. TransFollow bietet Nutzern und Nicht-Nutzern eine einfache Lösung, um dennoch zusammenzuarbeiten. Während Firmen TransFollow in bestehende Softwaresysteme wie unter anderem Transport Management Systeme, Warehouse Management Systeme und Freight Management Systeme integrieren, können Handelspartner ohne Integration einen TransFollow Account erstellen und ihre Frachtbriefe im zugehörigen Onlineportal oder der App einsehen und verwalten. Außerdem kann der Frachtbrief jederzeit mit wenigen Klicks als PDF gespeichert und per Mail verschickt werden. Auch bei Kontrollen unterwegs kann der Fahrer des Transportunternehmens in der App das PDF in der entsprechenden Landessprache generieren und Kontrollinstanzen zeigen oder den Frachtbrief per QR-Code zur Einsicht übermitteln. Entsprechend können Betriebe in allen bisher ratifizierten Ländern bereits jetzt von den administrativen Kosteneinsparungen durch die Umstellung auf digitale Frachtbriefe profitieren.

Für Deutschland bleibt zu hoffen, dass die Ratifizierung des eCMR Protokolls wie erwartet zeitnah umgesetzt wird und digitale Frachtbriefe nicht nur beim Transport durch Deutschland, sondern auch bei Transporten mit Ausgangspunkt oder Ziel innerhalb der Bundesrepublik akzeptiert werden. Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, können Firmen die entsprechende Softwareintegration auch jetzt schon durchführen und bis zur endgültigen Ratifizierung eine Hybridlösung nutzen. Damit können die administrativen Kosteneinsparungen ab dem frühestmöglichen Zeitpunkt voll ausgeschöpft werden – dem Moment, in dem die Bundesregierung dem eCMR Protokoll zustimmt.