Der digitale Frachtbrief als Investition in eine transparente Zukunft

16-10-2019

Von René Bruijne

Transparenz wird im internationalen Handel immer wichtiger – nicht nur für die beteiligten Handelspartner, sondern auch für Regierungen. Um die auf nationaler Ebene geltende Gesetzgebung zur Steuerbefreiung auf innergemeinschaftliche Transaktionen zu vereinfachen, arbeitet die EU derzeit an einem neuen Gesetzesentwurf. Als Vorläufer dazu werden ab dem 01. Januar 2020 vier sogenannte Quick Fixes implementiert. Eine Entwicklung, bei der der digitale Frachtbrief meiner Meinung nach eine tragende Rolle spielen kann.

Nachdem die Mehrwertsteuerreform für den internationalen Handel in der EU erst zwischen 2022 und 2024 erwartet wird, gelten ab dem 01. Januar 2020 vier neue Quick Fixes, die die Anwendung des Mehrwertsteuer-Nullsatzes vereinfachen sollen. Statt einer Gesetzgebung auf nationaler Ebene werden Prozesse damit standardisiert. Dass die EU schnell handelt, überrascht mich nicht, denn aus vorsichtigen Hochrechnungen ging bereits 2017 hervor, dass der EU aufgrund von u.a. unrechtmäßigen Steuerbefreiungen und Steuerhinterziehung im internationalen Handel jährlich etwa 137 Milliarden Euro fehlen (Quelle: EU Kommission). Mit der Standardisierung der Gesetzgebung in allen Mitgliedstaaten wird somit vor allem eine hohe Transparenz für die beteiligten Parteien geschaffen.

Gleichzeitig entwickelt auch das DTLF (Digital Transport & Logistics Forum) in Brüssel neue Standards für den internationalen Handel. Derzeit steht vor allem die Digitalisierung der Kommunikation zwischen den importierenden und exportierenden Firmen und den Regierungen (B2A) im Vordergrund. Auch hier geht es darum, mehr Transparenz zu schaffen und damit den innergemeinschaftlichen Handel zu verbessern.

Ich sehe hier einen Zusammenhang zum digitalen Frachtbrief. Einer der vier Quick Fixes vereinfacht die Regelung der Dokumentation von innergemeinschaftlichen Transaktionen. Derzeit entscheidet die Gesetzgebung des Import-Landes, in wie weit eine Dokumentation zur Steuerbefreiung notwendig ist und welche Dokumente zugelassen werden. Unterschiedliche Prozesse verkomplizieren die Administration innerhalb betroffener Betriebe, die in mehrere EU-Länder exportieren. Mit der Einführung des Quick Fixes wird genau das vereinfacht: Ab dem 01. Januar 2020 müssen in allen EU-Mitgliedstaaten zwei unabhängige und nicht widersprüchliche Dokumente vorgelegt werden, um von der Mehrwertsteuerpflicht befreit zu werden. Ich gehe davon aus, dass es sich in der Praxis in den meisten Fällen um den (digitalen) Frachtbrief und eine Zahlungsbestätigung der Bank handeln wird.

Natürlich ändern sich mit diesem Quick Fix auch administrative Prozesse bei importierenden und exportierenden Firmen. Ich bin davon überzeugt, dass, gerade auch mit Blick auf die vom DTLF angestrebten Digitalisierung, der digitale Frachtbrief in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird. Nicht nur, um interne administrative Prozesse weiter zu vereinfachen, sondern auch, um eine bestmögliche Transparenz für alle involvierten Handelspartner zu garantieren. Denn bei der Nutzung von digitalen Frachtbriefen werden alle relevanten Daten übersichtlich und sicher in einer Datenbank, zum Beispiel bei TransFollow, gespeichert und können jederzeit eingesehen werden. Anmerkungen, Fotos und Änderungen, die während des Ladens, Transports oder der Lieferung gemacht werden, sind direkt für alle Parteien sichtbar und können auf dem digitalen Frachtbrief nachvollzogen werden. Nachdem der Frachtbrief einmal vom Empfänger gegengezeichnet wurde, sind keine Änderungen des Dokuments mehr möglich. Das macht den digitalen Frachtbrief in meinen Augen zu einem deutlich objektiveren und sichereren Dokument als den herkömmlichen Frachtbrief.

Die vom DTLF angestrebte Digitalisierung verleiht der Umstellung auf digitale Systeme eine neue Relevanz. Gerade mit dem digitalen Frachtbrief kann die Transparenz innerhalb der Handelskette für alle beteiligten Handelspartner garantiert und die Effizienz administrativer Prozesse verbessert werden. Diese Vision verfolgen wir auch bei TransFollow, und ich bin davon überzeugt, dass sich eine Investition in die Umstellung auf digitale Frachtbriefe für Unternehmen langfristig auszahlen wird. Gleichzeitig bleibt zu hoffen, dass die Verantwortlichen für die EU-Mehrwertsteuerreform sich mit den Ansprechpartnern von DTLF austauschen, um eine möglichst zukunftsorientierte und praktisch umsetzbare Gesetzgebung zu entwickeln.

Quick Fixes

Die Standardisierung der Dokumentation von innergemeinschaftlichen Transaktionen zur Steuerbefreiung ist nur einer von insgesamt vier sogenannten Quick Fixes, die die EU zum 01. Januar 2020 implementiert. Weitere Änderungen betreffen Konsignationslager, Reihengeschäfte und die Verpflichtung zur Angabe eine USt-IdNr. des Handelspartners auf der Rechnung. Weitere Informationen zu den Quick Fixes finden Sie hier.

René Bruijne

René Bruijne hat während seiner Karriere ausschließlich in der Logistik und IT Branche gearbeitet. Er spielte bei der Digitalisierung der niederländischen Zolldokumente eine Schlüsselrolle und wurde später Co-Autor des UN eCMR Protokolls. Seit 2013 ist er als General Manager von TransFollow tätig.